Chuẩn bị gì trước khi làm website? Cách HAYWEB gom đủ trước khi mở dự án

Bài trước trong nhánh này nói website doanh nghiệp cần những trang nào cho bản đầu tiên. Chốt được danh sách trang rồi thì tới câu kế tiếp, và đây mới là câu làm nhiều dự án đứng bánh: mỗi trang ấy cần đổ cái gì vào? Bài này trả lời đúng câu đó.

Cảnh quen thuộc: hai bên chốt xong bộ trang, chốt xong giao diện, ai cũng thấy sắp xong tới nơi. Rồi dự án dừng lại ba tuần. Không phải vì code khó, mà vì trang giới thiệu đang chờ một tấm ảnh mặt tiền chụp ban ngày, trang dịch vụ đang chờ bảng tên món có quy cách, và phần chân trang đang chờ một dòng thông tin doanh nghiệp mà không ai chịu trách nhiệm cung cấp. Toàn thứ nhỏ. Nhưng thứ nhỏ nào cũng chặn được cả một trang.

Vì sao dự án website chậm thường không phải vì chậm code?

Trả lời ngắn: Vì phần dựng có thể ước lượng được, còn phần gom nguyên liệu thì không. Bên làm web biết trước dựng một trang mất bao lâu. Không ai biết trước bạn mất bao lâu để tìm lại tờ giấy đăng ký kinh doanh, hay để chụp lại tấm ảnh mặt tiền vì tấm cũ chụp lúc trời tối.

Cách chia nguyên liệu hữu ích nhất không phải chia theo loại tài liệu, mà chia theo một câu hỏi duy nhất: ai làm được thứ này? Trả lời câu đó xong thì tự khắc lộ ra thứ nào phải gom trước, thứ nào để sau cũng được.

• Nhóm 1 — chỉ chủ tiệm mới có. Không mua được, không thuê được, không tra trên mạng ra được. Thiếu nhóm này thì bên làm web buộc phải bịa, và bịa thì hoặc là sai, hoặc là nhạt tới mức trang nào cũng giống trang nào.
• Nhóm 2 — thuê hoặc mua được. Chữ, ảnh nghệ, biểu trưng, phông chữ. Thiếu thì tốn thêm tiền hoặc thêm thời gian, nhưng dự án vẫn chạy tiếp được.
• Nhóm 3 — phải chính chủ đứng tên. Tên miền, hộp thư, hồ sơ trên Google, các tài khoản đo. Nhóm này không chặn việc dựng, nhưng làm sai một lần thì vài năm sau mới thấy đau, và lúc ấy sửa rất phiền.

Thứ tự gom cũng theo đúng ba nhóm ấy, chứ không theo thứ tự trang. Nhóm 1 gom sớm nhất vì nó lâu nhất và không ai làm thay được. Nhóm 3 làm sớm nhì vì nó có độ trễ kỹ thuật, chờ là chờ thật chứ không phải chờ do lười. Nhóm 2 để sau cùng.

Nhóm 1 — những thứ chỉ chủ tiệm mới có là gì?

Trả lời ngắn: Năm thứ. Ảnh thật của tiệm và của hàng, danh sách món hoặc dịch vụ kèm quy cách, những câu khách hay hỏi, những ca đã làm, và bộ thông tin liên hệ chính xác tới từng chữ. Không thứ nào trong năm thứ này tra ra được từ bên ngoài.

Thứ tự trên không phải xếp cho đẹp. Nó xếp theo mức độ hay bị thiếu nhất khi tới hạn.

• Ảnh thật. Mặt tiền ban ngày, không gian bên trong, người đang làm việc, và từng món hàng chụp riêng. Đây là thứ hay thiếu nhất và cũng là thứ tốn thời gian nhất để bù, vì bù nghĩa là phải chụp lại chứ không phải tìm lại.
• Danh sách món hoặc dịch vụ kèm quy cách. Không phải chỉ tên. Là tên cộng với thứ phân biệt nó với món bên cạnh: kích cỡ, thời lượng, chất liệu, gói gồm những gì. Thiếu quy cách thì trang dịch vụ chỉ còn là một danh sách chữ, và khách đọc xong vẫn phải nhắn tin hỏi.
• Những câu khách hay hỏi. Lấy thẳng từ tin nhắn và cuộc gọi trong một tháng gần nhất. Đây là nguyên liệu rẻ nhất mà giá trị nhất, vì nó có sẵn, chỉ cần chép ra.
• Những ca đã làm. Trước và sau, khó ở chỗ nào, xử lý ra sao. Không cần nhiều, cần thật.
• Bộ thông tin liên hệ. Tên tiệm đúng như đang treo ngoài biển, địa chỉ đầy đủ, số máy đang dùng, giờ mở cửa từng ngày trong tuần. Nghe đơn giản nhưng đây là chỗ sai nhiều nhất, vì mỗi nơi đang ghi một kiểu.

Gom ảnh thế nào để khỏi phải chụp lại?

Chụp đủ ba loại trước đã: một loại tả chỗ, một loại tả việc, một loại tả hàng. Chụp ban ngày, chụp ngang tầm mắt, chụp nhiều hơn số cần dùng. Nhưng phần hay bị bỏ qua nằm ở bước sau khi chụp: đặt tên tệp ngay lúc đổ ảnh ra máy.

Google nói thẳng chuyện này trong tài liệu về ảnh: nên dùng tên tệp ngắn nhưng tả được nội dung, và họ đưa ví dụ đối chiếu rằng một cái tên như my-new-black-kitten.jpg thì tốt hơn IMG00023.JPG. Cũng tài liệu ấy nói ảnh chất lượng cao thì hợp mắt người xem hơn ảnh mờ và không rõ, đồng thời khuyên đặt ảnh gần phần chữ có liên quan chứ đừng thả bừa.

Ba câu đó gộp lại thành một việc rất cụ thể cho lúc gom: mỗi tấm ảnh đặt một cái tên không dấu nói rõ nó là ảnh gì, rồi xếp vào thư mục theo trang sẽ dùng. Làm việc này lúc gom mất thêm mười lăm phút. Làm nó sau khi đã có 200 tấm trong một thư mục thì mất cả buổi. Còn chuyện nén ảnh, chọn định dạng và cho ảnh tải sau thì để bên làm web lo, và bài tối ưu hình ảnh cho SEO đã nói kỹ phần ấy.

Chữ nên tự viết hay để bên làm web viết?

Trả lời ngắn: Chia đôi. Phần kể lại thứ chỉ bạn biết thì bạn nói, ai chép cũng được. Phần sắp xếp và gọt câu thì để người viết lo. Cái sai phổ biến là giao trọn gói cả hai phần rồi ngạc nhiên vì bản trả về nhạt.

Vì sao phần đầu không giao được, Google có câu trả lời khá rõ trong bộ câu hỏi tự chấm nội dung. Họ hỏi nội dung có cho thấy hiểu biết trực tiếp và chiều sâu hay không, và họ chua thêm ví dụ ngay trong câu hỏi rằng đó là loại hiểu biết đến từ việc đã thật sự dùng một sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc đã thật sự tới tận nơi. Một câu khác trong cùng bộ hỏi nội dung có đem lại thông tin gốc, tường thuật gốc, nghiên cứu hoặc phân tích riêng hay không.

Đọc hai câu đó thì thấy ngay ranh giới. Thứ Google mô tả nằm trong đầu người làm nghề, không nằm trong tài liệu nào. Cách rẻ nhất để lấy nó ra không phải ngồi viết, mà là bật ghi âm rồi tự trả lời năm câu: khách hay hỏi gì nhất, ca khó nhất từng gặp là ca nào, người ta hay hiểu lầm gì về nghề này, vì sao bạn làm khác chỗ bên cạnh, và ai không nên mua hàng của bạn. Ghi âm xong đưa cho người viết. Bài E-E-A-T là gì nói kỹ hơn vì sao trải nghiệm trực tiếp lại là tín hiệu khó thay thế nhất.

Một chi tiết nữa cùng nguồn: Google hỏi việc dùng tự động hóa, kể cả nội dung do AI sinh ra, có được nói rõ cho người đọc biết hay không. Nếu bạn định dùng máy viết phần nào đó thì nên tính luôn chuyện công bố ngay từ đầu, đừng để sau mới chắp vá.

Nhóm 2 — những thứ thuê hoặc mua được, thiếu có chặn dự án không?

Trả lời ngắn: Không chặn. Nhưng đừng để nó ăn mất thời gian đáng lẽ dành cho nhóm 1. Đây là nhóm dễ sa đà nhất vì nó vui và thấy được ngay.

Nhóm này gồm biểu trưng, bảng màu, phông chữ, ảnh minh họa mang tính trang trí, và phần chữ đã gọt. Tất cả đều mua được hoặc thuê được, nên nếu chưa có thì dự án vẫn đi tiếp bằng bản tạm. Điều đáng nói là rất nhiều tiệm dành ba tuần chọn biểu trưng trong khi vẫn chưa có nổi một tấm ảnh mặt tiền chụp ban ngày. Đổi thứ tự đó lại là tiết kiệm được nhiều nhất.

Có đúng một thứ trong nhóm 2 nên chốt sớm, vì nó dính sang nhóm 3: cách viết tên tiệm. Viết hoa ra sao, có kèm chữ mô tả nghề phía sau hay không, dấu gạch đặt chỗ nào. Chốt một lần rồi dùng y hệt ở mọi chỗ, vì phần sau của bài sẽ cho thấy chỗ này sai là rắc rối thật.

Nhóm 3 — những thứ phải chính chủ đứng tên

Trả lời ngắn: Tên miền, hộp thư theo tên miền, Hồ sơ doanh nghiệp trên Google, và các tài khoản đo. Nguyên tắc chung cho cả bốn: tài khoản gốc đứng tên chủ tiệm, bên làm web được cấp quyền vào, không phải ngược lại.

Nhóm này không chặn việc dựng nên rất hay bị đẩy xuống cuối. Nhưng nó có hai đặc điểm khiến làm muộn là sai: nó có độ trễ kỹ thuật không rút ngắn được, và nó dính tới quyền sở hữu lâu dài.

Vì sao phải chốt tên tiệm trước khi bấm xác minh?

Đây là chỗ đắt nhất trong cả bài, và cũng là chỗ nhiều tiệm làm ngược thứ tự. Trong tài liệu về xác minh Hồ sơ doanh nghiệp, Google ghi rõ rằng cách xác minh do Google tự quyết định và không đổi được. Bạn không chọn. Tùy hồ sơ mà hệ thống chỉ định gọi điện hoặc nhắn tin, gửi thư có mã, gửi thư điện tử, hoặc gọi video trực tiếp để bạn quay cho họ xem địa điểm, xem việc đang làm, và xem bằng chứng bạn là người quản lý chỗ đó.

Cũng tài liệu ấy dặn đừng sửa tên, địa chỉ hay hạng mục của hồ sơ trong lúc đang chờ, vì sửa là mã xác minh mất hiệu lực. Và sau khi nộp, Google xét trong tối đa 5 ngày làm việc.

Ba câu đó gộp lại ra một kết luận rất thực tế. Tên tiệm, địa chỉ và hạng mục phải chốt xong trước khi bấm xác minh, chứ không phải chốt trong lúc dựng web. Nếu hệ thống chỉ định gọi video thì bạn còn phải sắp xếp để có mặt tại tiệm, trong giờ mở cửa, với biển hiệu và đồ nghề — đó là việc phải hẹn trước chứ không làm ngay được. Còn nếu tới lúc dựng web mới thấy tên trên biển và tên trên hồ sơ không khớp rồi sửa, coi như quay lại vạch xuất phát và chờ thêm một vòng.

Tên tiệm đặt sao cho không bị treo hồ sơ?

Google có hẳn quy tắc cho phần tên, và quy tắc gói trong một câu: tên phải phản ánh đúng tên ngoài đời của cơ sở, đúng như cách nó dùng nhất quán trên biển hiệu, trên website, trên giấy tờ, và đúng như cách khách quen gọi. Kèm theo đó là danh sách những thứ không được nhét vào: khẩu hiệu quảng cáo, mã cửa hàng, ký hiệu thương hiệu, viết hoa toàn bộ, giờ mở cửa, số điện thoại hoặc địa chỉ trang, tên dịch vụ cụ thể, thông tin địa chỉ, và tên lặp lại bằng nhiều ngôn ngữ.

Google nói thẳng hậu quả: nhét thông tin không cần thiết vào tên là không được phép và có thể dẫn tới việc hồ sơ bị treo. Đây là điều đáng nhớ vì kiểu đặt tên nhồi thêm nghề và thêm khu vực rất phổ biến, và người đặt thường tin rằng làm vậy dễ được tìm thấy hơn. Cách làm đúng để được tìm thấy nằm ở chỗ khác, và bài Hồ sơ doanh nghiệp trên Google nâng cao cùng bài SEO địa phương đã nói kỹ.

Tên miền và tài khoản đo nên đứng tên ai?

Đứng tên chủ tiệm, không có ngoại lệ. Lý do nghe rõ nhất khi nhìn vào một việc kỹ thuật rất cụ thể: xác minh quyền sở hữu trong Google Search Console.

Search Console có hai kiểu thuộc tính. Kiểu theo tiền tố đường dẫn thì xác minh được bằng cách tải một tệp lên hoặc gắn một thẻ vào trang. Nhưng kiểu theo miền thì Google ghi rõ rằng phải thêm một bản ghi DNS vào danh sách bản ghi ở nhà cung cấp tên miền để chứng minh quyền sở hữu, và đó là yêu cầu chỉ áp dụng cho thuộc tính kiểu miền. Đổi lại, kiểu miền gom được số liệu của cả giao thức bảo mật lẫn không bảo mật và của mọi tên miền con. Google cũng dặn sau khi thêm bản ghi thì chờ khoảng 1 tới 3 ngày cho hệ thống tên miền cập nhật.

Dịch ra tiếng người: ai cầm quyền vào chỗ quản lý tên miền thì người đó mới làm được việc này. Nếu tên miền đang đứng tên một bên khác, mỗi lần cần thêm một bản ghi là mỗi lần phải đi nhờ, và nếu một ngày không liên lạc được nữa thì website vẫn chạy nhưng bạn không đổi được gì hết. Con số 1 tới 3 ngày kia cũng là lý do đừng để việc này tới ngày cuối. Bài hướng dẫn Google Search Console nói kỹ phần dùng công cụ này sau khi đã xác minh xong.

Còn một thứ nhỏ mà nên chốt cùng lúc với tên miền: cách đặt đường dẫn cho các trang. Đổi đường dẫn sau khi web đã sống là việc phải xử lý cẩn thận, và bài URL chuẩn SEO nói vì sao.

Có gì phải chuẩn bị vì luật không?

Trả lời ngắn: Có, và phần này phụ thuộc vào việc website của bạn làm gì. Nếu trang chỉ giới thiệu thì nhẹ. Nếu trang có biểu mẫu thu thập thông tin của khách, hoặc có bán hàng, thì nặng hơn và nên hỏi bên có chuyên môn thay vì tự suy.

Mốc phải biết: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 ban hành ngày 26 tháng 6 năm 2025 và có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2026. Nghĩa là ở thời điểm bạn đọc bài này, luật đã đang chạy chứ không còn là chuyện sắp tới.

Vì thế nếu website sẽ có một ô để khách để lại số máy, phần chuẩn bị không dừng ở chỗ vẽ cái ô. Nó gồm cả những câu trả lời cho việc: thông tin ấy ai giữ, giữ ở đâu, giữ bao lâu, dùng vào việc gì, và khách muốn xóa thì liên hệ ai. Trả lời được năm câu đó thì phần chữ cho trang chính sách gần như tự viết ra. Trả lời không được thì đừng dựng cái ô vội.

Bài website doanh nghiệp cần những trang nào đã nói phần trang nào là bắt buộc theo luật và trường hợp nào phải thông báo với cơ quan quản lý. Bài này chỉ nói phần nguyên liệu để dựng được những trang đó. Riêng ngành kinh doanh có điều kiện thì hồ sơ giấy phép phải chuẩn bị sẵn từ đầu, và đây là chỗ nên hỏi người có chuyên môn pháp lý chứ đừng chép theo bài trên mạng, kể cả bài này.

Gom bao lâu thì đủ, và theo thứ tự nào?

Trả lời ngắn: Không có con số chung, vì nó phụ thuộc vào việc bạn có sẵn bao nhiêu. Nhưng thứ tự thì có, và làm đúng thứ tự tiết kiệm được nhiều nhất.

1. Chốt tên và địa chỉ trước tiên. Viết ra một lần, dùng y hệt ở mọi chỗ. Đây là việc mất 10 phút nhưng chặn được nhiều lỗi nhất về sau.
2. Mở tài khoản đứng tên mình. Tên miền và hộp thư trước, vì phần hệ thống tên miền có độ trễ 1 tới 3 ngày. Bấm xác minh Hồ sơ doanh nghiệp sau khi đã chốt xong bước 1, và nhớ Google xét tối đa 5 ngày làm việc.
3. Đặt lịch một buổi chụp. Ba loại ảnh, chụp ban ngày, đặt tên tệp ngay lúc đổ ra máy.
4. Ghi âm phần chữ. Năm câu, mỗi câu nói tự nhiên vài phút, không cần viết.
5. Chép danh sách món hoặc dịch vụ kèm quy cách. Việc này thường có sẵn trong đầu nhưng chưa bao giờ có trên giấy.
6. Cuối cùng mới tới biểu trưng, màu và phông. Vì đây là nhóm thuê được.

Ba bước đầu chạy song song được, và nên chạy song song. Bước 2 chờ máy nên cứ bấm rồi làm việc khác. Nếu website hiện tại đã có mà đang định làm lại, phần chuẩn bị còn thêm một việc nữa là giữ lại thứ đang chạy được — bài website không ra khách nói cách nhìn ra thứ nào đang hỏng thật.

Câu hỏi thường gặp về việc chuẩn bị trước khi làm website

Chưa có logo thì có làm web được không?

Được. Biểu trưng nằm ở nhóm thuê được nên nó không chặn dự án. Dùng tên tiệm đặt bằng một phông chữ sạch sẽ là chạy được bản đầu, thay sau cũng không phải dựng lại trang.

Tiệm mới mở chưa có khách nào thì lấy đâu ra lời khách và ca đã làm?

Thay bằng thứ cùng loại mà bạn có: quy trình bạn làm từng bước, thứ bạn cam kết, và những ca bạn từng xử lý ở chỗ làm trước nếu được phép kể. Đừng bịa lời khách, vì đó là thứ kiểm chứng được và mất uy tín rất nhanh khi lộ.

Ảnh chụp bằng điện thoại có dùng được không?

Dùng được, miễn là nét và đủ sáng. Điện thoại đời gần đây chụp ban ngày là đủ. Thứ Google lưu ý trong tài liệu về ảnh là ảnh nét thì hợp mắt hơn ảnh mờ, chứ không phải phải chụp bằng máy gì.

Bên làm web nói cứ để họ mua tên miền hộ cho nhanh, có nên không?

Nhờ họ thao tác thì được, nhưng tài khoản phải đứng tên bạn và bạn phải giữ được quyền đăng nhập. Đây không phải chuyện nghi ngờ ai, mà là chuyện vài năm sau đổi bên làm web thì mọi thứ vẫn nằm trong tay bạn.

Đã có trang trên mạng xã hội rồi, lấy ảnh và chữ từ đó sang được không?

Ảnh thì thường lấy được nếu còn bản gốc, vì bản đã đăng lên mạng xã hội hay bị nén nhỏ lại. Chữ thì nên viết lại theo cách người đọc trang web đọc, khác với cách người lướt đọc. Bài có nên làm website khi đã có fanpage nói rõ hai chỗ này phục vụ hai việc khác nhau.

Chuẩn bị thiếu một hai thứ thì có nên bắt đầu không?

Nên, nếu thứ thiếu nằm ở nhóm 2. Không nên, nếu thứ thiếu là ảnh thật và danh sách hàng, vì khi ấy trang dựng ra sẽ toàn chữ chung chung và bạn sẽ phải làm lại phần nội dung ngay sau khi web sống.

Bắt đầu thế nào sau khi đọc xong bài này?

Ba việc, và việc đầu làm được ngay trong hôm nay. Bước 1 — mở ghi chú viết đúng ba dòng: tên tiệm như đang treo trên biển, địa chỉ đầy đủ, giờ mở cửa từng ngày. Ba dòng đó là gốc của mọi thứ phía sau, và sai một chữ ở đây là sai ở cả chục chỗ. Bước 2 — nếu đã có website đang chạy, kiểm xem nó đang đứng ở đâu bằng công cụ miễn phí kiểm tra website, mất khoảng 30 giây và không cần đăng ký, để biết phần chuẩn bị lần này nên tập trung vào đâu. Bước 3 — nếu muốn có một bản kê nguyên liệu đúng ngách của mình thay vì danh sách chung, liên hệ HAYWEB tư vấn trực tiếp — nhà sáng lập Nguyễn Thế Quyền trả lời, không qua trung gian bán hàng.